Инбокс закупок

Инбокс закупок - место автоматического получения Ваших входящих счетов и чеков за различные бизнес расходы. 

Принцип работы сводится к следующим шагам:

1) В начале активируется один или несколько каналов доставки сообщений

2) Все сообщения, полученные по любому из каналов попадают в общий инбокс

3) Для обработки каждого сообщения и быстрого заведения расходного документа применяются правила автозаполнения

Канал PayTraq Inbox

При активации канала Вы получите выделенный адрес электронной почты следующего вида  channel.012.456@inbox.paytraq.com.

Любое сообщение с прикрепленным файлом, отправленное на данный адрес автоматически попадет в Ваш Инбокс закупок. Вы можете переправлять на данный адрес письма со счетами, полученными от Ваших поставщиков, давать этот адрес непосредственно поставщикам для отправки на него счетов или например фотографировать мобильным телефоном чеки за бизнес расходы и пересылать туда же сделанные фотографии. 

К сообщениям, пересылаемым по данному каналу могут автоматически быть применены те или иные правила заполнения.

Пример использования:

Вы регулярно на почту получаете счет от Lattelecom.

Для данного счета Вы можете создать правило автозаполнения, скажем с названием "lattel", к этому правилу Вы можете добавить все необходимые поля - поставщика, описание расхода, сумму (если фиксированная), счет расходов и налоговый ключ.

После чего при получении данного счета Вам будет достаточно переправить его на адрес PayTraq Inbox, добавив к телу письма: #lattel

Eсли хотите при пересылке заполнить еще и номер, то: #lattel @nr 46756282-2

Eсли номер, дату и сумму, то: #lattel @nr 46756282-2 @date 01.03.2015 @amt 50.99

Правила автозаполнения могут быть так же привязаны к адресу отправителя, в этом случае они будут применяться для всех сообщений, полученных с данного адреса. Это может быть удобно если сообщения в PayTraq Inbox отправляются непосредственно поставщиком или конкретным подотчетным лицом.

Приоритет применения правил следующий. Правило в теле письма -> правило, привязанное к адресу отправителя -> правило по-умолчанию.

Канал Dropbox

При активации данного канала в Вашем Dropbox будет создана папка /App/Paytraq Inbox 

С данным каналом есть два режима работы.

1)  Импорт данных

Импорт файлов в PayTraq и удаление их из Dropbox. Данный режим при активации канала включен по-умолчанию. Это полуавтоматический режим. Каждый раз для импорта файлов из Dropbox нужно будет нажать кнопку "Импорт данных", которая запустит процесс подгрузки новых файлов в виде сообщений в Вашем инбоксе. При получении каждого сообщения, содержащийся в нем файл из папки канала в Dropbox будет удален. Данный вариант подходит для организации работы, в которой папка PayTraq приложения в Dropbox используется как буфер обмена, то есть используется только для пересылки файла в PayTraq Inbox, путем временного перемещения файла в данную папку.

2)  Auto Sync

Данный режим работы подразумевает постоянную автоматическую синхронизацию между папкой в Dropbox и Инбоксом закупок. Каждый новый файл добавленный в Dropbox будет сразу появляться в Вашем инбоксе, при этом из Dropbox ничего удаляться не будет. Данный вариант подходит тогда, когда папка PayTraq приложения в Dropbox будет использоваться как еще одно постоянное место хранения файлов. Режим Auto Sync может быть подключен в настройках канала.


В Инбокс закупок в не зависимости от канала могут попадать сообщения с файлами следующих типов: JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, EDOC, XLS, XLSX, ODT, ODS, ZIP

Канал PayTraq Direct

Данный канал является частью сервиса автоматической доставки счетов ( PayTraq e-Invoice Delivery Service) и может быть использован для получения e-счетов от ваших поставщиков.  
Возможны следующие варианты доставки: 

  • PayTraq -> PayTraq (с использованием Channel ID)
  • Внешний сервис -> PayTraq (с использованием Webhook)

Все еще требуется помощь? Задать вопрос Задать вопрос